経営レポート

社員が問題行動を起こしたとき、有効な始末書の取り方とは?

社員が問題行動を起こした時、どのように対応しているのでしょうか?
職場の規律を犯す社員が現れたとき、始末書を提出させる等、毅然とした態度で会社としてのルールを示すべきです。始末書をとることで記録が残るので、万が一裁判になったときに、事実の有無を示す重要な証拠になります。
始末書の提出は罪を犯したから罰を与えるということだけでなく、もっと大事な効果があるのです。

始末書とは?

始末書=「当該事故や不祥事等に関する事実関係や背景事情等の報告、確認」 + 「当該事故や不祥事等に関する謝罪、反省や将来、同様の行為を繰り返さない旨の誓約等」を目的として提出させる。
顛末書(てんまつしょ)=「当該事故や不祥事等に関する事実関係や背景事情等の報告、確認」のみを目的として提出させる。
※上記書類の違いは「当該事故や不祥事等に関する謝罪、反省や将来、同様の行為を繰り返さない旨の誓約等」が含まれるか否かであり、一般的には始末書を提出させる会社が多いようです。

始末書を提出させる目的

① 事故や不祥事を起こした社員に対する注意指導を行う。
② 当該事故や不祥事等に関する記録を保存して再発防止を図る。
③ 始末書の提出という形で本人の謝罪・反省等を明確にさせ、職場内においていわば示しをつけるということにより企業秩序を保持する。
④ 後日、当該社員との間で紛争が発生し、訴訟等の事態に発展する場合に備えて、積極的に証拠を確保する。
会社としては、が非常に重要です。
始末書がなければ違反行為を証明できるものがないですから会社としては不利な立場になります。
後から違反行為を立証することは困難です。
会社が当該事故や不祥事を問題視し、それに対する対応をとったという証拠を確保する、という意味においても、始末書を活用することが可能であることは是非押さえておきたいポイントです。

始末書に書かせる内容とは?

① 件名
② 日時
③ 場所
④ 実際に自分が行った行為
⑤ その理由・目的
⑥ 誓約すること
からまでが事実経過の部分、が謝罪や反省の部分です。
もし、社員が始末書の提出を拒んだ場合はからまでの事実経過の部分である顛末書を業務命令によって命じましょう。

提出させた始末書をどう取り扱えばよいか?

社員から始末書を提出された場合には、会社は社員に対し、始末書の提出の原因である事故や不祥事等に対する注意、指導、場合によっては懲戒処分等を速やかに行った上で、これを人事記録として適切に管理することが重要です。
また、提出された始末書の管理にあたっては、当該始末書を保管しておくだけではなく、併せてそれに対してどのような注意、指導を行ったか、当該社員がどのような態度を取ったかということまで記録に残しておくことが必要不可欠だと判断します。

就業規則を整備する

就業規則がないと懲戒処分はできません。
また、就業規則に書かれている懲戒事由に該当しない言動についても、懲戒処分を行うことはできません。
就業規則の整備については当社へご相談ください。

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