経営レポート

【倉庫が書類の山】帳簿書類の保存はいつまで?【早く捨てたい!】

「領収書や請求書などは、いつまで保存しなければいけないの?」
「会計帳簿や決算書は永久に保存しておくの?置き場所に困ります・・」
このような声をよく耳にします。実際にはどのくらいの期間保存すればよいでしょうか。

税法上の保存義務

法人税・所得税法の規定による保存期間
仕訳帳・現金出納帳・固定資産台帳・買掛帳・売掛帳などは法人税法・所得税法では7年の保存義務(個人については一部5年)になっています。
また、決算に関して作成された貸借対照表や損益計算書なども7年の保存期間になっています。この7年間という期間は、法人税で偽りその他の不正行為があった場合に遡及して更正・決定等ができるという期間であり、商法や会社法では10年間保存することになっています。
消費税の課税申告者になる場合の保存期間
個人事業者は注意
消費税の課税事業者は、帳簿及び請求書等を7年間保存しなければいけません。
特に個人事業者の場合は、請求書等は所得税では5年間
となっていますが、消費税の納税義務者であれば7年間保存しなければならないので注意が必要です(ただし、6年目・7年目については帳簿または請求書等のいずれかを保存すればよいことになっています)。
また消費税法上、仕入れ税額控除を行うためには、帳簿及び請求書等の両方の保存が必要です。請求書等の保存は1回の税込み取引金額が3万円未満の場合は必要ありませんが、3万円以上の場合は請求書等の交付を受けなかったことにつきやむを得ない理由がある場合を除いて保存が必要です。

帳簿書類の保存方法

帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。
したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機から出力した紙により保存する必要があります。

紙以外の保存方法としては、あらかじめ所轄税務署長に対して保存を行おうとする日の3月前の日までに申請書を提出し承認を受けることによって、図のような方法により保存することもできます。
(3)マイクロフィルムによる保存は、マイクロフィルム用のリーダーやプリンタの設置が必要となりますので、(1)や(2)が利用しやすい方法であると思われます。
(1)電磁的記録の保存(サーバ・DVD・CD等) (2)一定の書類のスキャナ読取りの電磁的記録の保存 (3)電子計算機出力マイクロフィルムによる保存

各種書類の保存期間 法律で期間違う

法令 書類 保存期間
商法 ・ 会社法 帳簿関係
  • 仕訳帳・総勘定元帳・貸借対照表
  • 損益計算書・付属明細書
10年
営業関係書類
  • 株主名簿・株主総会議事録
  • 営業報告書
  • その他紛争が生じた場合に重要な証拠となりうる書類
所得税法 ・ 法人税法 帳簿関係
  • 仕訳帳・総勘定元帳・固定資産台帳
  • 売掛帳・買掛帳・経費帳
7年
決算書
  • 貸借対照表・損益計算書・棚卸表
  • 決算に関して作成された書類
現預金・商品
取引関係
  • 領収書・預貯金通帳・送り状
  • 納品書・注文書・見積書・請求書
  • その他これらに準ずる書類
国税通則法 給与関係
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書
  • 源泉徴収簿
7年

税務調査に必要とされる書類

税務調査では、基本的には過去3年間分の下記の帳簿が必要となります。

大切に保管
  • 総勘定元帳・預貯金通帳・固定資産台帳
  • 売上関係書類(見積書・請求書・領収書)
  • 支払関係書類(納品書・請求書・領収書)
  • 賃金台帳・源泉徴収簿・工事台帳(建設業の場合)

保存義務の重要性

上記書類のほかに、定款・登記関連書類・免許許可関連書類・不動産関連書類・その他重要な契約書・申請願・届出書等がありますが、これらは保存期間を定めた根拠法令は特にありません。しかし、たとえ保存期間が定められていなくても重要書類として永久保存すべきと考えます。
訴訟になったり、税務署の調査が入ったときなどには、きちんとした書類保存をしていないと困った事態を引き起こす可能性があります。
大切な書類は法定期間を守って保存しておき、いざという時に備えておくことが必要です。

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